Orderafhandeling, Voorraadbeheer, Factureringssysteem
Startscherm Orderafhandeling, Voorraadbeheer,
Factureringssysteem
Het Orderafhandeling, Voorraadbeheer, Factureringssysteem (OVF) is een systeem voor het beheren en maken van:
- Relatiegegevens: klant- en relatiegegevens zoals naam-adres-woonplaats opslaan; contactpersonen, verzendadressen, betalingsgegevens, etc. vastleggen; maken van standaardbrieven naar groepen relaties, etc.
- Orders: samenstellen van orders uit colli en producten; beheren van productprijslijsten per klant; service- en plaatsingsorders; afdrukken van orderbevestigingen en facturen; beheren van leverdata en orderstatus, etc.
- Voorraad: tonen van de status van de voorraad en de toegewezen colli; automatisch producten uit de voorraad toewijzen voor levering en genereren van bestellijsten; vrachtbrieven en bericht van uitlevering maken, etc.
- Facturen: bijhouden van factuurstatus per klant; koppelen van vrachtbrieven en facturen van de verzender; afdrukken van aanmaningen.
Er zijn twee versies: voor de detailhandel en voor de groothandel. De verschillen zijn globaal:
- De detailhandel versie kent producten die gekarakteriseerd
worden door een aantal voorgedefinieerde en vrije kenmerken. De
kenmerken zijn voor elke order vrij toe te wijzen aan het
product. Door de voorgedefinieerde kenmerken onderscheid het
producten zich van andere producten in de voorraad. De vrije
kenmerken zijn zaken die apart worden aangebracht voor de
aflevering.
Een voorbeeld: u verkoopt als product leunstoelen met als voorgedefinieerde kenmerken verschillende zithoogtes en soorten hout. Als vrije kenmerken kunt u dan b.v. de stof voor de bekleding en extra kussens toevoegen. - De groothandel versie kent producten die bestaan uit 1 of
meerdere colli. Een collo bestaat weer uit 1 of meerdere
deelproducten. Voor de samenstellingen van het product wordt
gekozen uit een grote set van colli die allemaal onderdeel vban
het product kunnen zijn.
Een voorbeeld: u verkoopt ledikanten en die bevatten als colli (dozen) "uiteinden" en "zijkanten". De collo "uiteinde" bevat de deelproducten hoofdboard en voetboard van een bepaalde breedte. De collo "zijkanten" bevat zijrails van een bepaalde lengte. Hiermee kunnen ledikanten geleverd worden van diverse breedte en lengte door uit het magazijn de juiste dozen (colli) bij elkaar te nemen.
Belangrijkste voordelen
Het Orderafhandeling, Voorraadbeheer, en Factureringssysteem (OVF) is een databasetoepassing in Microsoft Access die door de grote flexibiliteit en het continue overzicht van voorraad- en orderstatus dagelijks tijd en geld bespaart. Sterke punten van dit systeem zijn
- Het uitgebreide en geïntegreerde voorraadbeheer:
Het systeem biedt een continu overzicht van de voorraad in verschillende opslag-locaties. De voorraad wordt op collo-niveau bijgehouden en daardoor is ook een optimale voorraad-planning mogelijk. De status (b.v. op voorraad, toegewezen, gereserveerd, uitgeleverd) is altijd zichtbaar en wordt automatisch bijgewerkt. - De gebruikersvriendelijkheid.
Naast de mogelijkheden die Windows en MS Access al bieden, wordt een grote gebruikersvriendelijkheid bereikt door een logische structuur van de invoerschermen. Alle gegevens zijn met een paar muisklikken op duidelijke knoppen te bereiken, en via voorzieningen voor snelle invoer met het toetsenbord. Hierdoor werkt de gebruiker in een veilige, robuuste, omgeving met de uitgebreide mogelijkheden van MS Access onder handbereik. - Gebruik in een netwerk.
Wanneer het bedrijf een intern netwerk heeft, kan het programma zonder aanpassingen via dit netwerk gebruikt worden. Zo kan op meerdere werkplekken met dezelfde gegevens gewerkt worden.
Wanneer u toegang heeft tot een SharePoint server (b.v. via Office365), dan is het programma ook via Internet te gebruiken. - Contact met de ontwerper.
Door de kleinschalige opzet is het altijd snel overleg mogelijk over problemen of andere wensen. - De mogelijkheid om het programma op maat te maken.
In overleg met de ontwerper kan het programma altijd worden aangepast aan de specifieke omstandigheden van het bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn het aanpassen van de lay-out aan de huidige formulieren, en het toevoegen van extra typen rapportages. - In de standaard versie is het pakket na registratie gratis beschikbaar.
De database is opgezet als een zgn. relationele database. Gegevens kunnen worden ingevoerd per relatie of per order, maar vaak terugkerende kenmerken worden apart bijgehouden. Via verschillende schermen worden de definities van de meeste weinig veranderlijke kenmerken vastgelegd. Voorbeelden zijn de namen van de producten en colli, modellen, kleuren, maten, contactpersonen, klantgroepen, kortingmethoden, etc.
De database bestaat uit twee delen: het programma en de data. Het programma is de zgn. "front-end" (het bestand OrdersVoorraadfacturen.accde) en de data wordt ook wel de “back-end” genoemd (het bestand OVF_data_...). Ingeval van een nieuwe versie wordt in de meeste gevallen alleen het programma opnieuw geïnstalleerd, en blijven de data (de ingevoerde gegevens) bewaard. Het kan voorkomen dat de gevraagde wijziging zo ingrijpend is dat er ook veranderingen in het bestand met de data nodig zijn. In dat geval wordt het data bestand per e-mail uitgewisseld, en is het systeem na een paar dagen weer operationeel.
Programma
OVF werkt onder Windows-11. De gebruiker moet zelf een recente versie van de gratis MS-Access Runtime toepassing installeren (er is dan geen MS Access nodig op de PC). Wanneer op de PC een recente versie (inclusief service-packs en updates) van Access (versie 2019, of via Office 365) is geïnstalleerd, is de Runtime toepassing uiteraard niet nodig.
OVF is beschikbaar in twee vormen:
- Een standaard versie kan gratis via de contact pagina
DDD Contact worden aangevraagd.
Na overleg ontvangt u het complete programma met alle standaard functies, maar zonder verdere aanpassingen op maat. Eventuele vragen zijn natuurlijk altijd welkom. - Een aangepaste versie kan gemaakt worden in overleg.
Een dergelijke versie zal specifieke wensen van de gebruiker bevatten. In principe is “alles” mogelijk. In praktijk is er dan meestal al contact geweest op basis van de ervaringen met de standaard versie.
Veel gestelde vragen
Kilk hier: FAQ
Voor nadere informatie over OVF kan contact worden opgenomen met ons via e-mail.
Prijzen (excl. BTW):
| Beschrijving | Prijs |
|
Orderafhandeling, Voorraadbeheer, Factureringssysteem. Standaard versie voor groothandel of detailhandel. |
gratis |